Hinweise zur elektronischen Kommunikation
1. Allgemeine Grundsätze der elektronischen Kommunikation
Der Landkreis Oberspreewald-Lausitz bietet Ihnen die Möglichkeit zur elektronischen Kommunikation. Wir weisen darauf hin, dass beim Versand einer E-Mail an den Landkreis Oberspreewald-Lausitz eine unbefugte Kenntnisnahme oder Verfälschung auf dem Übertragungsweg nicht ausgeschlossen werden kann. Wir bitten Sie deshalb, in den Fällen, in denen sensible Daten übertragen werden sollen, auf die papiergebundene Kommunikation auszuweichen. Wird von Ihnen der Kommunikationsaustausch per E-Mail begonnen, geht der Landkreis Oberspreewald-Lausitz davon aus, dass die gesamte Kommunikation auf diesem Wege stattfinden kann, soweit andere Vorschriften dem nicht entgegenstehen. Voraussetzung für eine weitere Bearbeitung ist, dass die zugesandten elektronischen Dokumente eine vollständige Absenderadresse enthalten und der Spezifikation RFC 2821 entsprechen. Folgende Konventionen werden hierin unter anderem festgelegt:
- die maximale Länge des lokalen Teils einer Mailadresse beträgt 64 Zeichen,
- die maximale Länge einer Domain beträgt 255 Zeichen,
- die maximale Anzahl von Empfängern einer Mail sollte 100 nicht übersteigen.
Möchten Sie Dateien an die Verwaltung übertragen oder senden, so beachten Sie bitte, dass nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützt werden. Folgende Dateiformate können derzeit verarbeitet werden:
- Portable Document Format ab Version 3.0 (.pdf)
- Rich Text Format (.rtf)
- Microsoft Word ab Version 2007 (.docx)
- Microsoft Excel ab Version 2007 (.xlsx)
- Tagged Image Format (.tif)
- Joint Photographic Experts Group (.jpeg, .jpg)
- Textdateien (.txt)
- Komprimierungsformate mit der Endung .zip (sofern nur oben genannte Dateien enthalten sind)
E-Mails, die andere als die oben aufgeführten Dateitypen enthalten, können nur bearbeitet werden, wenn Sie sich dies vorab ausdrücklich vom Empfänger bestätigen lassen. Dateianhänge, die Makros, sonstige ausführbare Dateien oder Viren enthalten, werden vom System automatisch aus der Mail entfernt. Diese E-Mails können grundsätzlich nicht bearbeitet werden. Das gilt auch für verschlüsselte E-Mails. Es werden keine Nichtzustellbarkeitsmitteilungen versendet. Bitte beachten Sie auch, dass E-Mails inklusive Anhänge (Attachments) nur bis zu einer maximalen Größe von 10 MB empfangen werden.
2. Zugangseröffnung für die elektronische Kommunikation
Für den Bereich der Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3a Abs. 1 Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG) i.V.m. § 1 Abs. 1 Satz 1 Verwaltungsverfahrensgesetz für das Land Brandenburg (VwVfGBbg) sowie § 36 a des Ersten Buches Sozialgesetzbuch und ggf. § 87 a der Abgabenordnung. Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet. Der Landkreis Oberspreewald-Lausitz eröffnet diesen Zugang unter folgender E-Mail-Adresse:
Die hier beschriebenen Rahmenbedingungen der Zugangseröffnung gelten nur für die Kommunikation mit dem Landkreis Oberspreewald-Lausitz und nicht für Dritte wie zum Beispiel verlinkte Einrichtungen oder andere Behörden.
a. Formfreie Kommunikation
Bei der formfreien Kommunikation ist Ihre eigenhändige Unterschrift, also die Schriftform, nicht zwingend vorgeschrieben. Formfreie E-Mails können an die E-Mail-Adresse der Poststelle und zudem auch an alle auf www.osl-online.de angebotenen oder auf Briefköpfen des Landkreises Oberspreewald-Lausitz ausgewiesenen E-Mail-Adressen gesendet werden.
b. Formgebundene Kommunikation mittels qualifizierter elektronischer Signatur
Bei der formgebundenen Kommunikation ist grundsätzlich Ihre eigenhändige Unterschrift, also die Schriftform, vorgeschrieben. Die Schriftform kann durch die elektronische Form ersetzt werden, soweit durch Rechtsvorschrift nichts anderes bestimmt ist. Die elektronische Form entwickelt die gleiche Rechtswirkung wie die Schriftform. Die eigenhändige Unterschrift wird hierbei durch die qualifizierte elektronische Signatur nach dem Signaturgesetz ersetzt. Jedes Dokument ist separat zu signieren. Der Landkreis Oberspreewald-Lausitz unterstützt derzeit nur akkreditierte Signaturverfahren. Eine vollständige Liste der akkreditierten Zertifizierungsdiensteanbieter finden Sie auf der Seite der Bundesnetzagentur www.bundesnetzagentur.de. Wir bitten um Verständnis, dass wir derzeit Signaturen anderer Anbieter nicht zulassen können. Sofern Sie andere Signaturen als die vorstehend genannten verwenden, wird die Schriftform dadurch nicht ersetzt!
Die elektronische Kommunikation über das E-Mail-Postfach des Landkreises ist nicht möglich bei Sachverhalten, die über spezielle Kommunikationswege zu führen sind, insbesondere:
- Vergabeverfahren
- KfZ-Zulassung
- Antrag auf Agrarförderung
3. Schlussbestimmungen
Der Landkreis Oberspreewald-Lausitz übernimmt keine Gewähr dafür, dass das System zur Entgegennahme der von Ihnen übermittelten E-Mails technisch stets zur Verfügung steht. Schadensersatzansprüche gegen den Landkreis Oberspreewald-Lausitz sind ausgeschlossen, es sei denn, es liegt Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vor. Für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gelten die allgemeinen datenschutzrechtlichen Bestimmungen.
Sollten Sie Fragen zur elektronischen Kommunikation mit dem Landkreis Oberspreewald-Lausitz haben, wenden Sie sich an:
